Voy a hacerte una pregunta. ¿Cuál crees que es el trabajo más ajetreado y ocupado del mundo? Posiblemente, hayas pensado en muchas alternativas, pero una de ellas, sin duda, es la del presidente de un estado o gobierno. Y de todos ellos, sin duda uno de los que menos tiempo tiene para malgastar, es el Presidente de los Estados Unidos. Ahora suma a este factor haber sido comandante de las Fuerzas Aliadas durante la Segunda Guerra Mundial y asumir el mando del país a espaldas de esta guerra. Suena estresante, ¿verdad?

Es probable que sepas por qué te estoy preguntando todo esto, y es que la herramienta de productividad de la que te vamos a hablar hoy lleva el nombre del famoso presidente Eishenhower, 34º en su puesto. Fue él quien dijo la famosa cita que inspiró, unos años más adelante, a Stephen R. Covey, el verdadero autor de la matriz de Eisenhower, que te ayudará a aprender a priorizar y a reducir la carga mental cuando sientas que tienes muchas tareas pendientes. ¿Preparada para probar el método del presidente?

La mejor herramienta para gestionar el tiempo

Durante su mandato como presidente, Eisenhower habló ante las cámaras una vez diciendo: “Tengo dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes”. La frase caló en la sociedad americana. Distinguir entre las tareas que requieren una atención inmediata y aquellas esenciales para tus objetivos a largo plazo puede marcar la diferencia.

Calón tanto que, en 1989, Stephen R. Covey rescató las palabras del presidente para su libro titulado Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, título del que muy probablemente habrás oído hablar. Fue él quien nos presentó la matriz que utilizamos actualmente, divida en cuatro secciones bien diferenciadas, que configura la mejor herramienta para gestión del tiempo que jamás hayamos tenido.

Su gran eficacia se debe a dos factores: es fácil de utilizar y no requiere de mucho tiempo. Su objetivo es que te centres en lo que importa y evites distracciones. De paso, elimina la multitarea, la sensación de sobrecarga, enseña a delegar y reduce el estrés, multiplicando la productividad. Parece mentira que puedas conseguir todo eso con cuatro simples cuadros, ¿verdad?

¿Cómo funciona la matriz de Eisenhower?

El funcionamiento de la matriz Eisenhower es tan sencillo que es posible que, de primeras, dudes de su eficacia. Pero no dejes que la resistencia al cambio te impida probarla. Basta con que tomes un papel y un lápiz, anotes todas tus tareas pendientes en una hoja (pueden ser personales, profesionales, relacionadas con un estudio, etc.) y las dividas en estas cuatro secciones:

  1. Urgente e importante. En esta sección anotarás todas aquellas tareas que sean urgentes (deben hacerse cuánto antes) y además son importantes, porque si no se hacen, no podrás avanzar en tus objetivos a largo plazo. Estas tareas debes hacerlas YA.
  2. Urgente, pero no importante. Son tareas que deben hacerse cuánto antes, pero que no son especialmente importantes para que avances en tus objetivos. Podría ser, por ejemplo, hacer la compra porque no hay nada en la nevera. Esta tarea la puedes, y debes, delegar a otra persona, siempre que sea posible.
  3. Importante, pero no urgente. En esta sección apunta aquellas tareas que son clave para que avances en tus objetivos a largo plazo, pero que no corren prisa. Por ejemplo, una reunión de trabajo o una visita médica. Estas tareas se pueden agendar. Saca el calendario o la agenda, y ponles fecha.
  4. Ni importante, ni urgente. A esta última sección va todo aquello que, en realidad, puede esperar y ni siquiera tendrá efecto sobre tus metas a largo plazo. En definitiva, son tareas que no tienes por qué hacer. Así que en lugar de dejar que ocupen espacio en tu mente, elimínalas. Te sorprenderá descubrir cuántas de estas hay en tu mente.

Beneficios de usar la matriz Eisenhower

Para empezar, la matriz de Eisenhower te va a facilitar una de las tareas más importantes y complicadas que debemos hacer al día. Y, además, la hacemos prácticamente a todas horas. Esta es: tomar decisiones. Con esta simple división ya sabes lo que tienes que hacer: actuar, delegar, agendar o eliminar.

Pero, además, la psicología ha descubierto que quienes utilizan esta herramienta de gestión del tiempo consiguen:

  • Ganar claridad en sus prioridades. Con esta herramienta puedes distinguir fácilmente entre lo que realmente importa y lo que requiere atención inmediata. Esto evita la confusión y la sensación de estar abrumada ante una lista infinita de tareas.
  • Aumentar tu productividad. Al enfocarte en lo importante, reduces el tiempo perdido en actividades innecesarias o de bajo impacto, lo cual, a su vez, te permite avanzar hacia tus metas de forma significativa.
  • Reducir el estrés. Saber qué hacer, cuándo hacerlo y qué eliminar o delegar reduce la presión mental de enfrentarse a listas de tareas interminables.
  • Aprender a delegar. Identificar tareas urgentes, pero no importantes, fomenta la capacidad de delegar responsabilidades, liberando tiempo para lo esencial. Esto es clave para ser productivo, porque no, no puedes hacerlo todo sola.
  • Fortalecer hábitos. Al dedicar tiempo a lo que es importante, desarrollas hábitos productivos y trabajas hacia tus metas a largo plazo. Esto te permitirá mejorar habilidades, establecer relaciones más sanas y desarrollar tus proyectos personales con constancia.