¿Cómo se planifican el 1% de las personas más productivas del mundo? ¿Por qué algunas personas se organizan tan bien y, en cambio, otras solo posponen constantemente sus tareas?

La gestión del tiempo ha cobrado mucha relevancia con la evolución de las formas de trabajo, específicamente después de la pandemia con la llegada del teletrabajo y los modelos híbridos. Los profesionales más productivos ya no persiguen el reloj, sino que diseñan sus propias reglas de planificación para lidiar con un entorno acelerado y exigente.

Miquel Nadal, consultor y formador en Neuroproductividad, una ciencia que une la psicología con el desarrollo personal, afirma que la clave para ser más productivos es saber gestionar nuestra mente. Así lo cuenta en su nuevo libro La nueva gestión del tiempo (Plataforma Editorial), una herramienta imprescindible para trabajar nuestros patrones inconscientes de comportamiento, nuestra mente subconsciente y nuestra gestión emocional, que serán determinantes para rendir más sin descuidar nuestra salud física, mental y emocional.

Aprender de las personas más productivas

¿Es un privilegio o son años de trabajo conseguir ser más productivo?
Confundimos rendimiento con movimiento. Vamos a salto de mata intentando hacer las máximas cosas posibles, aunque a veces termine afectando a nuestra propia salud. Esta forma de pensar tiene que ver con la productividad del pasado, un fantasma lejano que ya no tiene vigencia en la actualidad. La gente sigue teniendo una obsesión por la gestión del tiempo, y en realidad el tiempo no tiene ningún valor. El tiempo no cambia nada, solo es una métrica más.

"Cada tarea eliminada es espacio mental ganado para lo importante"

¿Cómo se planifica ese 1% de las personas más productivas del mundo? 
Las personas más productivas del mundo siguen estos tres aspectos para lograrlo. Para empezar, reprograman su mente. Es de vital importancia revisar las emociones reprimidas y las creencias en relación con el tiempo para configurar crear hábitos saludables y adaptados a nuestras expectativas. Antes de ser productivo, tenemos que potenciar la autoconciencia y resetear nuestra mente subconsciente.

En segundo lugar, tenemos una obsesión en hacer más cosas sin parar, cuando la productividad de hoy no se trata de acumular, sino de seleccionar cuidadosamente lo que merece nuestra atención. Cada tarea eliminada es espacio mental ganado para lo importante.

Y, por último, olvídate del propósito, aparta tus metas a largo plazo. La intención es lo que harás en los próximos segundos; este enfoque te obliga a actuar con claridad, sin procrastinar. Es un micro-compromiso contigo mismo que, al repetirse, genera un avance real y continuo.

"Las personas más productivas priorizan su energía mental para mantener la productividad"

¿Por qué algunas personas se organizan tan bien y en cambio otras no saben ni por dónde empezar? ¿En qué se diferencian?
Las personas que se organizan mejor tienen una mentalidad clara que permite tomar decisiones más conscientes y avanzar con enfoque. Además, priorizan su energía mental para mantener la productividad; y tienen un calendario básico o una lista de tareas eficiente que suele ser más útil que sistemas complejos. 

Una visión de la productividad obsoleta

Dices en tu libro que la mayoría de las técnicas están desfasadas, obsoletas y solo generan ansiedad por anticipado. ¿Cuáles son esas técnicas y por qué consideras que están desfasadas?
Por ejemplo, la de priorizar por urgencia o importancia. Todo parece urgente e importante, lo que hace que estos criterios sean inútiles en contextos de alta demanda. Además, la matriz Eisenhower no considera factores como la energía mental ni las dinámicas colaborativas actuales. Necesitamos priorizar tareas según impacto y contexto, no solo según categorías rígidas.

Otra de ellas es el Time-blocking; aunque es popular, el bloqueo de tiempo es inviable cuando las tareas son complejas o el trabajo depende de colaboraciones frecuentes.

Y también me parece obsoleta la técnica Pomodoro que está diseñada para tareas lineales, porque pierde utilidad en trabajos que requieren creatividad o resolución de problemas. Además, interrumpir tareas complejas cada 25 minutos puede fragmentar el enfoque, afectando negativamente el rendimiento en contextos modernos.

Así te traiciona el inconsciente al enfrentarte a las tareas

¿Qué es la neuroproductividad y cómo puede ayudarnos en la gestión del tiempo? 
La gestión del tiempo tradicional ya no funciona. Por eso debemos abrazar los últimos avances de la neurociencia para descubrir toda la verdad sobre por qué somos productivos. La neuroproductividad es una combinación de disciplinas como la neuropsicología junto con técnicas avanzadas de efectividad personal.

Conocer nuestro cerebro es indispensable para identificar nuestros impulsos y expectativas, y aterrizarlas en tareas concretas que alineen nuestras capacidades con los objetivos que deseamos alcanzar. 

¿Cuáles suelen ser aquellos patrones inconscientes que llevamos a cabo y que nos boicotean para no hacer una buena gestión de nuestro tiempo?
Suelen haber tres patrones inconscientes que impactan de pleno en nuestro rendimiento. Uno de ellos se lleva a cabo en el subconsciente, donde se procesan la mayoría de nuestras decisiones sin que seamos conscientes, perpetuando creencias limitantes y hábitos improductivos. Además, reacciona emocionalmente ante estímulos, desviando nuestro enfoque y energía hacia tareas que no son prioritarias. Identificar estos patrones automáticos es clave para mejorar la toma de decisiones. 

Por otro lado, sentirse culpable por no cumplir expectativas disminuye la confianza y fomenta la procrastinación. Este patrón nos lleva a priorizar tareas irrelevantes para compensar, lo que resulta en una sobrecarga de trabajo y menor efectividad. Aprender a gestionar la culpa permite trabajar de manera más enfocada y realista.

Los métodos de autocomplacencia serían el tercer patrón, son hábitos que nos hacen buscar tareas fáciles para sentirnos productivos, evitando enfrentarnos a los retos importantes. Superarlos requiere autoevaluación y alineación constante con nuestras metas reales. Completar tareas como organizar tu escritorio da una sensación de logro inmediato, mientras evitas abordar un proyecto complicado, pero crucial.

"El equilibrio perfecto es un mito"

¿No estamos demasiado obsesionados con la productividad? ¿No sería más saludable para nosotros buscar tiempo para dejar de producir?
Estamos obsesionados con medir la productividad a través de métricas, pero estas no reflejan el impacto real de nuestras acciones. La productividad no tiene una fórmula universal ni es constante en el tiempo. Cada etapa de la vida requiere ajustes distintos, y el equilibrio perfecto es un mito.

"La verdadera productividad abarca cuerpo, mente y relaciones"

Ser productivo implica adaptarse a las prioridades de cada momento, integrando tanto el ámbito laboral como el personal. Descuidar tu salud y vida personal por enfocarte solo en el trabajo tiene un coste grave. La verdadera productividad abarca cuerpo, mente y relaciones, y priorizar únicamente lo laboral puede generar agotamiento y desequilibrio que te aleja de una vida plena.