“Tenemos muchos más distractores de los que teníamos hace 10 años”, afirma Marc Zeo-Sanders, autor de El Método Timeboxing, y CEO de filtered.com. Y es cierto. Está demostrado que la aparición de las redes sociales en nuestra vida ha tenido un impacto impresionante sobre la atención, la motivación y la capacidad de concentración. Con ellas, el multitasking está prácticamente asegurado.

Pero ¿qué es esto del multitasking? Aunque el anglicismo pueda parecernos extraño, en realidad hace referencia a algo que todos hacemos en un momento u otro: hacer más de una cosa a la vez. En algunos casos, afirma Zeo-Sanders, puede ser beneficioso. Como cuando das un paseo escuchando un podcast. Otras, en cambio, estresa al cerebro, nos retrasa y reduce nuestra productividad. Para acabar con este problema, el experto diseñó su propio método de organización: el timeboxing.

Multitasking vs Timeboxing

El multitaking, traducido como multi-tareas, ha demostrado ser un problema grave para la concentración. Aunque, como bien explica el experto, hay ocasiones en las que puede ser beneficioso, en la mayoría de los casos dinamita nuestra concentración. “Lo que el cerebro no puede hacer al 100%”, explica Zeo-Sanders, “es realizar dos tareas que requieren igual demanda cognitiva”. Por ejemplo, atender correos electrónicos mientras elaboras un informe. O escuchar la radio mientras intentas escribir un artículo. Este tipo de tareas son incompatibles entre sí, y pueden ser nocivas para la productividad.

El propio Zeo-Sanders afirma haberlo vivido en primera persona en el pasado. “Era muy trabajador, entusiasta, ambicioso profesionalmente y quería hacerlo bien”, afirma el creador del método timeboxing, “pero me organizaba muy mal”.

Este gran error comenzó a pasarle factura, hasta que sus jefes tuvieron que llamarle la atención. Fue entonces cuando se puso manos a la obra para elaborar su famoso método de organización productiva: el timeboxing.

“Me creé un ‘Plan de Trabajo Diario’”, explica el autor. Al inicio era tan solo una hoja de Excel en la que apuntar tareas, pero pronto se convirtió en el desarrollo de su gran idea.

¿Qué es el timeboxing?

En palabras de su creador, el timeboxing consiste, sencillamente, en “seleccionar qué hacer antes de que surjan las muchas distracciones del día”. Pero no se trata de completar una famosa to-do list, o lista de tareas, de esas interminables que nos elevan el cortisol hasta las nubes. No. La idea del timboxing es que definas un tiempo limitado, con hora de inicio y finalización, para cada una de esas tareas, de forma que puedas enfocarte solo en cada una de ellas de forma individualizada.

Para aplicarlo, Sanders nos recomienda tener en cuenta sus cuatro pilares fundamentales, que son los siguientes.

  • Define y prioriza. Empieza por decidir de forma consciente qué tienes que hacer, y ordena tus tareas en función de tus prioridades. Para ello, el experto nos aconseja hacer una lista en una hoja de cálculo para, en la columna contigua, puntuar del 1 al 10 la importancia de las tarras. También recomienda tener en consideración las interrupciones que sabemos que llegarán con antelación, como la hora de llegada de tus hijos a casa, para poder reservarles tiempo. El objetivo de esto es conseguir vivir con intención, sabiendo por qué haces lo que haces en cada momento.
  • Elige un momento. El siguiente paso del timboxing es darle a cada tarea un momento determinado. Debes elegir qué día y a qué hora vas a realizar la tarea, asignándole una hora de inicio y una de finalización. En este sentido, el experto recomienda el autoconocimiento como base. “No importa si funcionas mejor en el día o por la tarde”, nos explica, “lo importante es saberlo”.
  • Una a la vez. Desde que el reloj marque la hora de inicio que has fijado en tu planificación, hasta que esta finalice, solo puedes dedicarte a la tarea elegida. Nada puede distraerte, ni puedes intercambiar las tareas durante ese periodo de tiempo. Debes centrarte en una, y nada más. Después, la siguiente, y así hasta que acabes.
  • Sin perfeccionismo. El timeboxing también nos ayuda a lidiar con el perfeccionismo, dado que nos obliga a parar de trabajar a una hora concreta sobre la tarea elegida. Se trata de buscar que el trabajo sea suficientemente bueno, y no perfecto. “De lo contrario”, explica Sanders, “puedes seguir eternamente mejorándola, añadiendo más y más tiempo extra”.